O Programa 5S deve Fazer Parte de Sua Gestão Empresarial

Você já ouviu falar do programa 5S? Essa metodologia é famosa por propor diversas melhorias relevantes para o ambiente de trabalho. Por consequência, programas com o 5S ainda têm a possibilidade de impulsionar as práticas da gestão empresarial. 

Todo tipo de empresa pode adotar o programa para otimizar seu espaço, a produtividade da equipe e a gestão empresarial como um todo. Veja o que significa esse método tão conhecido e aprenda a colocá-lo em prática no seu negócio para obter vantagens importantes:

O que é o programa 5S?

O programa 5S é uma metodologia voltada para a qualidade que visa melhorar o ambiente de trabalho, resultando em mais produtividade. 

O 5S é um sistema para organizar espaços para que o trabalho possa ser realizado de forma eficiente, eficaz e também segura.

Este sistema se concentra em colocar tudo em seu devido lugar e manter o local de trabalho limpo, o que torna mais fácil para as pessoas fazerem seus trabalhos sem perder tempo ou se arriscarem em termos de segurança.

A base do 5S vem de 5 palavras japonesas que se traduzem como: 

• utilização (seiri); 
• organização (seiton);
• limpeza (seiso);
• bem estar (aeiketsu) e, 
• autodisciplina (shitsuke). 

Quando aplicado corretamente nas empresas, o 5s pode trazer benefícios diversos. Entre eles, estão a motivação, engajamento dos funcionários e a promoção do trabalho em equipe.

A partir daí, empresas e pessoas também colhem frutos da organização e otimização, que proporcionam um ambiente favorável a mudanças positivas e melhorias contínuas no espaço. 

Cada S representa uma parte de um processo de cinco etapas que pode melhorar a função geral de um negócio e a gestão empresarial. Vamos então explorar cada parte do 5S e aprender na prática a implementar o programa na sua gestão empresarial.

Senso de utilização

O primeiro passo do 5S é o seiri, ou o senso de utilização. Essa etapa envolve passar por todas as ferramentas, móveis, materiais e equipamentos da empresa para determinar o que precisa estar presente e o que pode ser removido. Algumas questões a serem levantadas durante essa fase:

• Qual é o objetivo deste item?
• Quando este material foi usado pela última vez?
• Com que frequência é usado?
• Quem usa isso?
• Precisa mesmo estar aqui?

Essas perguntas ajudam a determinar o valor de cada item. Um espaço de trabalho pode ser melhor sem itens desnecessários ou itens usados com pouca frequência e essa etapa é sobre essa identificação. 

Senso de Ordenação

Nessa etapa, os envolvidos no 5S da empresa já sabem o que é útil e o que não é mais. Agora, então, é hora de colocar cada coisa em seu lugar.

A etapa de ordenação significa, como o nome já diz, organizar o espaço. Esse é um ponto importante para quem quer aprimorar sua gestão empresarial.

Buscar a otimização do espaço pode aumentar a produtividade ao diminuir distrações e preparar o terreno para otimizar processos. Essa é uma dica de gestão que pode fazer a diferença pois permite o melhor planejamento do que precisa de fato ser feito.

Senso de limpeza

Todo mundo acha que sabe o que é limpeza, mas é uma das coisas mais fáceis de ignorar, especialmente quando o trabalho fica ocupado. Além da limpeza básica, que passa por varrer e tirar o pó, o senso de limpeza também passa pela realização de manutenção regular em equipamentos e máquinas.

Planejar a manutenção antecipadamente significa que as empresas podem detectar problemas e evitar quebras. Isso significa menos tempo perdido e nenhuma perda de lucros relacionada a interrupções no trabalho.

Essa é mais uma etapa que anda ao lado da estratégia de gestão empresarial. Limpar e realizar manutenção pode requerer equipamentos e investimentos específicos, que devem ser previstos nos gastos e no cronograma da empresa.

Esse é o tipo de tarefa a se colocar no planejamento para garantir que vai sair do papel e dar certo.

Senso de bem-estar

Agora tudo que era extra se foi, tudo está organizado, os espaços são limpos e o equipamento está em boas condições de funcionamento. O que falta fazer é cuidar para manter a saúde da empresa como ela deve estar.

O senso de bem-estar tem menos a ver literalmente com a saúde das pessoas e mais com a saúde e o futuro da própria empresa. Por isso, ele é atribuído à prática de padronização para obter excelência. 

Esse é o momento de definir tarefas regulares, agendamentos e instruções para que as atividades certas se tornem rotinas.

Dentro da gestão empresarial, padronizar traz ganhos diversos para que o trabalho flua sem prejuízos, tanto financeiros quando na produtividade.

Senso de autodisciplina

Uma vez que os procedimentos padrão para o 5S estejam em pleno vigor, as empresas devem realizar o trabalho contínuo de manter esses procedimentos e atualizá-los conforme seja necessário.

Ao adotar uma nova prática e torná-la parte da rotina, faça de tudo para que ela seja sempre cumprida.

Hábitos não são construídos da noite para o dia mas requerem disciplina real para serem mantidos a longo prazo. Tenha certeza que sua gestão empresarial funcione respeitando tudo que aprendeu e colocou em prática até agora.

Com os 5S bem aplicados e seguidos corretamente, acredite: sua gestão só tem a ganhar.

Por onde começar o 5S no seu negócio?

O início de qualquer projeto que tenha um potencial para grandes mudanças pode ser um pouco assustador. No entanto, existem algumas maneiras de ajudar a preparar o terreno para encarar novos desafios que podem trazer bons resultados.

Uma coisa que é fundamental para o sucesso de qualquer empreendimento 5S é a adesão dos colaboradores. O buy-in dos funcionários significa, essencialmente, que os funcionários estão abertos, dispostos e comprometidos em fazer contribuições para tornar o empreendimento um sucesso.

Cabe então aos líderes estimular a participação e esclarecer os benefícios da adesão ao 5S para o time.

Algumas maneiras úteis de desenvolver a adesão dos funcionários incluem:

• Educar a equipe de forma didática sobre as vantagens do programa;
• Mostrar e explicar exemplos e uma estrutura para o sucesso se os copiar;
• Permitir que os funcionários discutam as potenciais barreiras e armadilhas das recomendações.
• Fornecer insights sobre como o processo realmente funcionará para ajudar a aliviar algumas das incógnitas que poderiam dificultar o processo.

Durante todo o processo de adesão dos funcionários, muitas equipes demonstram entusiasmo e interesse quando se trata de discutir os obstáculos e barreiras associadas às novas mudanças.

No entanto, à medida que isso é feito e os detalhes são discutidos, uma grande visão e informações serão coletadas sobre como melhor abordar a equipe no futuro.

Quando armadilhas e barreiras são enfrentadas com uma atitude mental positiva, até mesmo algumas das tarefas mais intimidadoras podem ser conquistadas.

É importante lembrar que as atitudes positivas são contagiosas e os líderes devem passar essa ideia adiante.

Quem deve participar do 5S na sua empresa?

A resposta dessa pergunta é bem simples: todos. Se um departamento específico for empregar o 5S, os gerentes e todos os outros funcionários devem ser incluídos.

Se alguém é deixado de fora, isso pode levar a confusão ou a bagunça que é justamente o que o programa tenta evitar.

É possível que algumas pessoas desempenhem um papel maior no 5S do que outras, o que é normal de acordo com as funções e afinidades de cada colaborador.

Pode haver coordenadores 5S encarregados de fazer a gestão das tarefas, acompanhar as tarefas atribuídas ou introduzir novos membros do departamento no sistema 5S.

Essas pessoas obviamente gastarão muito tempo pensando em 5S em comparação com outras. Todos devem pensar no 5S constantemente, no entanto. O 5S pode ocorrer inicialmente como um evento, mas idealmente torna-se parte do trabalho diário para todos os envolvidos.

Também é importante lembrar que os líderes da empresa devem participar do 5S, especialmente se o 5S for um esforço da empresa como um todo.

Quando as pessoas vêem seus gestores levando o 5S a sério participando, elas estarão mais propensas a levar a sério também.

Quer impulsionar ainda mais sua gestão empresarial?

A gestão empresarial é a série de práticas de negócio para que uma empresa funcione corretamente. O intuito dessas atividades, como no programa 5S, é uma otimização constante e que traz benefícios para todas as áreas envolvidas. 

Bem como na aplicação do 5S, a produtividade deve ser colocada em pauta para que a gestão empresarial funcione melhor e as tarefas do dia a dia sejam cumpridas com excelência.

Pensando nisso, todas as áreas possíveis devem buscar otimização e trabalho mais eficiente e inteligente. O 5S pode ser o primeiro passo para alcançar esse objetivo, já que propõe uma visão sistêmica da organização dentro do ambiente de trabalho.

Por isso, considere colocá-lo em prática e envolver toda a equipe em torno desses objetivos. Toda empresa pode lucrar com a adoção dessa nova prática para o dia a dia.

O aumento da produtividade deve ser um objetivo de toda empresa. Para fazer o trabalho render mais, experimente o Sistema de Gestão Financeira de Hinova. Conheça aqui as vantagens da ferramenta para o dia a dia da sua gestão empresarial!