Descubra 7 formas infalíveis para controlar a rotina de trabalho na associação de proteção veicular
Pare o que você está fazendo e pense comigo. Está achando que o trabalho na sua associação de proteção veicular pode ser mais rápido? Quer ter mais autoridade sobre o que está sendo produzido? Separamos 7 formas infalíveis para você controlar a rotina de trabalho dentro da sua associação.
Além de melhorar o desempenho do seu time, controlar as rotinas de trabalho tem outras vantagens. Você pode, inclusive, aumentar os recebíveis do seu negócio! Por isso, é importante que você fique de olho às sugestões que vamos abordar neste conteúdo.
Controlar as rotinas com processos organizacionais
Primeiramente, para ter o controle de rotinas de trabalho, você deve conhecer os processos organizacionais do seu negócio. Mas, afinal, você sabe quais são eles?
Processos organizacionais são o conjunto de atividades que contribuem para a entrega de um serviço. Quer um exemplo? A proteção veicular! É fundamental que cada processo “converse” com os demais da sua associação. Assim, você garante a cooperação necessária para a entrega dos serviços com excelência.
Veja um exemplo prático em uma associação de proteção veicular:
Em primeiro lugar, imagine como é a rotina de trabalho do seu setor de evento para reparo de colisões. Confira um exemplo básico deste processo organizacional:
- 1 – Abertura de evento
Associado notificou a sua associação sobre a colisão sofrida;
- 2 – Análise de cobertura
Sua associação verifica se o associado cumpre todos os pré-requisitos;
- 3 – Definição de oficina
Sua associação escolhe a melhor oficina para atender o associado;
- 4 – Compra de peças
Seu setor de compras fará a aquisição das peças para o reparo do veículo;
- 5 – Acompanhamento de reparo
Sua equipe acompanhará o reparo do veículo;
- 6 – Pagamento a fornecedores
Concluído o serviço? Seu setor financeiro pagará os fornecedores que participaram do reparo veicular;
- 7 – Rateio
Encerrado o evento, os custos serão rateados entre os veículos ativos no(s) próximo(s) fechamento(s).
Ter um desenho claro dos processos da sua associação é essencial para traçar melhorias. Dessa forma, os processos organizacionais ajudarão o seu negócio a monitorar e avaliar os processos. Além disso, você poderá implementar rotinas que sistematizem e informatizem as atividades.
E não para por aí! Processos organizacionais bem definidos facilitam o relacionamento e entendimento entre os setores. Assim, todos terão uma tomada de decisão mais assertiva com base em dados e informações reais.
1ª dica: faça uma auditoria interna nos processos atuais
Conhece todos os processos organizacionais da sua associação de proteção veicular? Agora você pode começar a implementar ações para controlar as rotinas de trabalho!
O primeiro passo é acompanhar como estão os processos atuais. Para isso, é importante que você esteja atento ao dia a dia de trabalho. Só assim você vai saber se esses processos ainda estão funcionando ou não.
Importante! Faça uma vez ao ano uma auditoria interna dos processos existentes. Isso será importante para você identificar quais estão gerando retrabalho e atrasos. Assim, você conseguirá implementar as alterações necessárias.
2ª dica: use softwares como apoio para informatizar
Processos manuais demandam mais tempo para serem executados. Por isso, aí vai a segunda dica: fazer um levantamento dos softwares que a sua associação já utiliza.
Sabendo quais os softwares utilizados, verifique em cada um deles quais as funcionalidades existentes. Elas poderão ajudar na informatização de processos e setores e gerenciar as demandas e resultados.
3ª dica: desenhe um fluxo de trabalho ideal
Feito o levantamento dos softwares e suas funcionalidades, agora você pode desenhar um fluxo de trabalho ideal. Envolva nessa etapa seus colaboradores, processos, serviços executados e as ferramentas disponíveis.
Neste momento, você deve configurar suas ferramentas de trabalho de acordo com o fluxo desenhado. Leve em conta as particularidades de cada setor ou processo e as pessoas que vão atuar neste modelo.
4ª dica: ofereça treinamentos para a sua equipe
Com o desenho do fluxo de trabalho, chegou a hora de colocá-lo em prática. E para que alcance o sucesso esperado, fique atento! Sua associação de proteção veicular deve oferecer treinamento do novo modelo para a equipe.
Mostre os motivos de adotar o novo fluxo de trabalho. Exemplifique quais os benefícios que ele trará para a associação e colaborador. Mas não se esqueça! Acompanhe o desempenho de seus funcionários durante os treinamentos.
5ª dica: utilize indicadores para acompanhar os processos
Treinamento feito e o novo fluxo de trabalho já está em operação? O próximo passo é acompanhar se os processos estão atendendo às demandas.
Faça uso de indicadores pré-configurados para fazer a gestão dos processos e setores. Esses indicadores vão te ajudar na análise de resultados desejados e obtidos.
6ª dica: refaça os processos se necessário
Está com os resultados apontados pelos indicadores em mãos? Agora você poderá identificar os pontos de melhoria. Se necessário, realize ajustes ou refaça todo o processo.
Um processo nunca estará 100% pronto e perfeito. Sua associação se desenvolverá e seu associado terá novas expectativas. Outras necessidades surgirão e as ferramentas vão evoluir. O importante, primordialmente, é que você esteja sempre antenado ao mercado e suas atualizações.
7ª dica: conte com um auxílio profissional
Todas as dicas que mostramos aqui vão te ajudar a controlar as rotinas de trabalho. Mas você quer realmente conquistar excelentes resultados em seu negócio? Então deixe esse trabalho para quem realmente entende do assunto.
Para o mercado de proteção veicular, a empresa mais indicada para te ajudar é a Hinova Consult. Conheça a consultoria de fluxos e processos! Afinal, você terá apoio de profissionais com conhecimento do setor e das funcionalidades dos sistemas mais utilizados por associações.
Tendo o apoio da Hinova Consult, sua associação conseguirá estabelecer um fluxo de trabalho eficiente. Isso será possível através da melhoria, padronização e informatização dos processos internos. Tudo de acordo com o tamanho e as necessidades do seu negócio.
