Veja 12 etapas para ter a certificação ISO 9001 na associação de proteção veicular
Na hora de buscar diferenciais para a sua associação de proteção veicular, o que você tem feito? Primeiramente, mais do que oferecer preços mais baixos e novos benefícios, seu negócio também pode ser destaque em qualidade. E isso é possível com a adoção de práticas e normas já consolidadas no mercado, como a conquista da certificação ISO 9001.
Neste artigo, você vai ver por que é importante contar com a ISO 9001 em sua associação. Ainda vai ficar por dentro de 12 etapas para ter a certificação internacional. Veja agora para saber de todos os detalhes!
O que é a ISO 9001?
Antes de mais nada, vale saber um pouquinho do histórico de como surgiu a ISO 9001. A certificação foi desenvolvida pela ISO (Internacional Organization for Standardization), com o objetivo de certificar quanto à qualidade dos processos, sejam eles internos ou externos.
Ou seja, com a ISO 9001, as empresas, sejam elas associações de proteção veicular ou não, precisam seguir parâmetros para conseguir a certificação e este processo exige o envolvimento de toda a organização.
Por que ter a ISO 9001 em minha associação?
Embora não seja uma obrigatoriedade, ter uma certificação ISO é uma ótima maneira de mostrar aos seus clientes que você está comprometido em fornecer serviços da melhor qualidade.
Além de melhorar o relacionamento com o associado, as associações de proteção veicular ou rastreamento com a ISO 9001 também alcançam melhores resultados financeiros. Isso porque, com a ISO, conseguimos identificar rapidamente pontos de melhorias e ajustá-los a tempo, eliminando retrabalhos e custos com ações desnecessárias e focando no que realmente requer nossa atenção. Além disso, os consumidores estão cada vez mais preocupados com a qualidade dos serviços prestados, resultando assim em maior conversão e vendas e expansão da base.
E nesse sentido, para ajudar a sua associação a ter a ISO 9001, vamos te mostrar 12 etapas necessárias para ajudá-lo a garantir que nada seja perdido durante a implementação e os preparativos para a certificação.
1ª etapa: apoio da alta direção
Em primeiro lugar, é preciso que a alta direção da associação de proteção veicular ou rastreamento entenda a importância da ISO 9001 no negócio. Ou seja, sem o apoio e o comprometimento de toda a gerência, a implementação da norma certamente falhará.
Portanto, planeje o início da consultoria com o objetivo de demonstrar a administração de que a ISO 9001 é uma excelente ideia. A alta direção deve estar convencida de que o registro e a certificação proporcionarão que a organização demonstre aos clientes um compromisso visível com a qualidade.
Com a liderança engajada, uma unidade de propósito e um direcionamento poderão ser estabelecidos, criando condições para que as pessoas estejam envolvidas para alcançar os objetivos da qualidade da organização.
2ª etapa: identificação dos requisitos
Depois de conquistada a atenção da diretoria, agora você deve garantir que identificou corretamente todos os requisitos para o seu sistema de gestão de qualidade. Farão parte requisitos ligados aos clientes, além de leis e regulamentos.
Em seguida, sua associação deve adquirir uma cópia da norma ISO 9001 para realizar treinamentos para a compreensão de todos os envolvidos sobre conceitos e requisitos da norma. Além disso, a forma de documentar procedimentos e os registros exigidos para a certificação devem estar presentes.
À primeira vista você pode até pensar que a ISO 9001 não foi feita para as associações de proteção veicular ou rastreamento. Contudo, apesar dela fornecer uma estrutura para os principais requisitos de um sistema de gestão da qualidade eficaz, ela é flexível para atender a todos os tipos de negócios. Por isso é importante que você entenda como o padrão se aplica especificamente à sua associação, permitindo que você atenda aos requisitos de uma maneira que faça sentido para a sua organização.
Compreender o contexto da sua associação faz parte de um processo. Ele deve determinar fatores que influenciam o propósito, os objetivos e a sustentabilidade do negócio, juntamente com fatores internos, como valores e cultura, e externos, como legal, tecnológico, competitivo, mercado e cultura.
3ª etapa: definição de escopo
Posteriormente, sua associação de proteção veicular ou rastreamento deve determinar quais os limites e a aplicabilidade do sistema de gestão da qualidade para a definição de um escopo de implantação.
Saber de antemão o alcance do seu sistema ISO 9001 dentro da sua associação garantirá que você conheça os limites de tudo o que precisa ser feito. Além disso, a definição de um escopo te ajudará a deixar de fora áreas que não são obrigatórias para a conquista da certificação.
Para definir o escopo, sua associação de proteção veicular ou rastreamento precisará de uma política de qualidade. Esse será o primeiro documento que seu negócio precisará criar para o sistema de gestão da qualidade.
4ª etapa: estabeleça processos e procedimentos
Agora o passo é definir todos os processos que serão adotados em sua associação e ver como eles interagem dentro do seu negócio. É nesta interação que identificamos falhas e pontos de melhoria.
Neste momento, inclua procedimentos obrigatórios do padrão ISO 9001, além de normas e procedimentos adicionais exigidos pela sua associação. Para conseguir fazer um bom trabalho, analise o porte da sua organização, a complexidade dos processos e a competência das pessoas para garantir resultados consistentes e adequados em relação à qualidade.
Depois de definidos os processos, você conseguirá elaborar procedimentos para manter a evidência de conformidade desses processos.
5ª etapa: implemente os processos e procedimentos
Conseguiu elaborar os processos e procedimentos para a sua associação de proteção veicular ou rastreamento? Então é hora de colocá-los em prática para chegar ainda mais perto da certificação ISO 9001.
Dica importante
Faça a devida documentação de processos já existentes em sua associação, mas que anteriormente não eram estipulados. Nem todos os processos precisam ter procedimentos registrados, mas é importante decidir quais devem ser para garantir produtos e serviços compatíveis.
6ª etapa: treinamento
Você se lembra que na 2ª etapa nós abordamos sobre treinamento? Pois é! Na mesma medida com que o processo para a certificação ISO 9001 em sua associação vai avançando, você deve investir em treinamentos na sua equipe para que todos caminhem juntos durante todo o tempo.
Vale destacar que as pessoas são recursos essenciais dentro da organização. O desempenho da sua associação de proteção veicular ou rastreamento está diretamente ligado a como as pessoas se comportam dentro do sistema em que trabalham.
Portanto, invista em treinamento sobre o que é ISO 9001 para que seus colaboradores estejam cientes dos motivos da associação estar em busca da certificação, bem como em workshops sobre os procedimentos estabelecidos. Tudo isso é importante para que não ocorram falhas nos processos por falta de compreensão.
7ª etapa: escolha o órgão de certificação
Logo depois você dará um dos mais importantes passos em todo esse percurso: escolher o órgão de certificação. Essa pode ser uma etapa muito relevante na eficácia da implementação da ISO 9001 em sua associação de proteção veicular ou rastreamento.
Essa será a empresa responsável por auditar, em última instância, seu sistema de gestão da qualidade e decidirá se ele é compatível com os requisitos da ISO 9001. Além disso, ela verificará se seus procedimentos são efetivos e seu negócio está melhorando.
8ª etapa: colocar seu SGQ para funcionar
Chegou a hora de começar a colocar o Sistema de Gestão da Qualidade em prática na sua associação de proteção veicular ou rastreamento. Isso será importante para você coletar registros que serão necessários nas auditorias, para mostrar que seus processos atendem aos requisitos estabelecidos por eles.
Os órgãos de certificação da ISO 9001 precisam que essa etapa aconteça durante um certo período de tempo. Assim, eles identificarão as necessidades e vão sugerir as devidas correções para garantir que seu sistema esteja maduro o suficiente para mostrar conformidade.
9ª etapa: realizar auditorias internas
Antes de partir para as auditorias externas, sua associação de proteção veicular ou rastreamento deve, primeiramente, realizar auditorias internas. Isso é uma exigência dos órgãos de certificação ISO 9001 e será a sua oportunidade para garantir que os processos internos estão de acordo com o que você planejou.
O processo de auditoria interna deve ser conduzido por profissional capacitado para garantir resultados válidos. Quaisquer medidas corretivas precisarão ser tomadas sem atrasos e, caso seja necessário, revise a sua documentação.
10ª etapa: ação corretiva
Este será um passo fundamental para a melhoria de seus processos e procedimentos, foco de se ter um sistema de gestão da qualidade ISO 9001. Aqui, a sua associação de proteção veicular ou rastreamento deverá definir ações para eliminar a causa de uma não conformidade e para prevenir recorrências.
Portanto, aqui você encontrará a causa raiz de qualquer problema encontrado durante as suas medições, auditorias internas e revisão do gerenciamento.
11ª etapa: auditoria de certificação – fase 1
Agora já estamos na reta final para a sua associação de proteção veicular ou rastreamento conquistar a tão sonhada certificação! Nesta primeira fase de auditoria, os auditores verificarão, através de documentos, se você abordou todos os requisitos necessários para a ISO 9001.
Depois de feita a análise, os auditores emitirão um relatório, que constará pontos positivos e o que precisa ser melhorado. Você terá a chance de implementar ações de correção e isso pode acontecer durante o período definido para a operação do sistema de gestão da qualidade.
12ª etapa: auditoria de certificação – fase 2
Finalmente você alcançou a última etapa para ter a certificação ISO 9001. Agora é hora da principal auditoria, onde os auditores do órgão de certificação vão analisar os registros de operação acumulados durante a operação do seu SGQ, incluindo documentações de auditorias internas, revisão do gerenciamento e ações corretivas da fase 1.
Essa etapa poderá levar alguns dias e, por fim, você receberá um relatório detalhando as descobertas e se eles acreditam que o seu sistema de gestão da qualidade pode ser eficaz e se está em conformidade com os requisitos da ISO 9001. Se a sua associação de proteção veicular ou rastreamento tiver alguma não-conformidade importante, você precisará realizar medidas corretivas para esses problemas antes de a certificação ser recomendada.
A certificação geralmente dura três anos. Porém, receber o certificado ISO não é o fim. Você receberá visitas do órgão de certificação uma ou duas vezes por ano para a realização de auditorias de vigilância. Isso é feito para que o seu sistema da qualidade siga atendendo ao padrão exigido.
Achou difícil?
Conquistar a certificação ISO 9001 é possível para qualquer tipo e tamanho de negócio, incluindo as associações de proteção veicular e rastreamento. No entanto, exige envolvimento e entendimento de todos da organização.
Se sua associação está realmente focada em ter a certificação e se destacar no mercado, você pode contar com a Hinova Consult para te ajudar em todo o processo. A empresa oferece consultoria para implantação e manutenção da ISO 9001 e está apta a oferecer a certificação pela ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas.
Depois que o seu sistema de gestão da qualidade estiver em vigor, você começará a ver grandes mudanças na eficiência do seu negócio.
A Hinova Consult ajudará você a ter um negócio focado em qualidade e que promoverá uma revolução interna e externa. Seu negócio será capaz de transmitir uma cultura que resultará em comportamentos, atitudes, atividades e processos que agregarão valores através da satisfação das necessidades e expectativas dos clientes.
