Organização Empresarial: Por que informações descentralizadas podem levar sua empresa pro buraco

Não é por causa do turbilhão de informações em que estamos inseridos atualmente que podemos deixá-las desorganizadas. Nas empresas, principalmente, informações descentralizadas podem causar transtornos enormes e fazer com que as empresas percam muito.

Cabe então a gestores e colaboradores cuidar para que as informações, sejam elas quais forem, em quaisquer áreas, estejam devidamente organizadas e centralizadas. Caso contrário, acredite: sua empresa pode ir para o buraco.

Para evitar que sua empresa falhe por algo tão simples como a organização, continue lendo este artigo. Vamos explicar por que você precisa se preocupar com isso, o que as empresas têm a perder e como melhorar a organização no seu negócio.

Organização empresarial: por que se preocupar

Toda empresa em bom funcionamento precisa ser organizada. Seu organograma de pessoal, todos os seus processos e fluxos de produção – tudo precisa funcionar dentro de uma estrutura coerente. Assim, os resultados da empresa vão ser diretamente melhores.

Uma boa organização faz com que o trabalho seja mais ágil e as entregas aconteçam sem perdas e erros. Enquanto isso, as pessoas também sentem a diferença de uma organização empresarial bem feita. Funcionários se entendem melhor, a informação não se perde e todo mundo sai ganhando.

E quando isso não acontece? Bom o resultado é o que vamos te contar agora.

Desorganização gera desorganização

O primeiro ponto a se colocar quando falamos em desorganização na empresa é que desorganização sempre causa mais desorganização. Informações descentralizadas, nessa lógica, causam um verdadeiro efeito dominó dentro de uma empresa.

Equipes se atrapalham internamente, uma área pode prejudicar a outra e todo o serviço fica comprometido. Enquanto isso, a empresa como um todo sofre em sua gestão, como um todo, e nas suas entregas para o cliente final.

Tempo, produtividade e motivação

Quando as empresas não centralizam suas informações e não as organizam para os times, se perde de cara em tempo, produtividade e motivação.

Imagine que um time de projetos não organiza as informações necessárias para tirar do papel o que precisa ser feito. Fica mais difícil operacionalizar o projeto, sob o ponto de vista do time; e o gestor de projetos também vai ficar perdido.

Nesse cenário, todo o time perde tempo até colocar em ordem a operação. E sem uma boa gestão do tempo, perde-se também em motivação.

Esse exemplo também resulta em um perigo para os resultados de uma empresa. Nessa equação, quando se perde em tempo e em motivação do pessoal, uma outra coisa importante sai prejudicada diretamente: a produtividade. Aí o declínio da empresa é certeiro: sem produtividade não há resultados.

Melhorando a organização empresarial: o que fazer

Agora que vimos o que a descentralização das informações na organização empresarial pode causar, falta resolvermos a situação. O que fazer para melhorar a administração da empresa e impedir que isso aconteça?

1. Definir prioridades para manter o foco

O primeiro passo de uma boa organização empresarial é definir prioridades, sempre. Para começar o trabalho de organizar a informação, assim como em qualquer projeto dentro de uma empresa, é preciso saber por onde começar. Se a situação já é de desorganização, então, esse passo é ainda mais importante. Essa priorização vai ajudar não só a fazer o mais importante primeiro, mas também a manter o foco durante o processo de organização.

2. Delegar, delegar, delegar

Quando temos muita informação para lidar, precisamos ter certeza que ela está nas mãos certas. Por isso, dentro da empresa, líderes precisam delegar e distribuir as tarefas certas para as pessoas certas. Com uma boa equipe cuidando de tudo que lhe compete, fica muito mais fácil cumprir com excelência as tarefas.

3. Gerenciar bem o tempo

Uma boa organização empresarial também depende muito da gestão do tempo. Muitas empresas enfrentam dificuldades na hora de organizar como o tempo é gasto em casa tarefa e processo interno, e isso causa uma desorganização enorme. O lado bom é que nem tudo está perdido, é claro. Com algumas dicas simples de se aplicar em qualquer negócio, é possível otimizar a forma como o tempo é gasto em busca de melhores resultados na empresa.

4. Usar bem os calendários e agendas

Pode parecer muito banal mas essa é uma dica importante. Boa parte da informação que se perde ao longo do tempo por causa de uma desorganização na empresa é por causa de fatores muito simples de se resolver.

Calendários e agendas são duas ferramentas incrivelmente básicas mas que ajudam na gestão da informação. Muito do que se perde pode ser organizado ao longo do tempo e justamente esses dois itens básicos vão ajudar a organizar as coisas.

5. Cuidado especial com os e-mails

Os e-mails são um componente básico do ciclo de vida de praticamente qualquer empresa. Eles são, também, uma fonte de informação que fica muito facilmente desorganizada. Por isso, é preciso cuidado ao fazer uma boa gestão dos e-mails de trabalho.

Organizar por pastas, assuntos, clientes ou projetos ajuda a não perder informações importantes e mantê-las sempre acessíveis. O importante é ter um sistema que organize tudo que fica salvo nos vários e vários e-mails trocados.

6. Softwares de gestão – os melhores aliados

Na hora de planejar a organização empresarial, usar a tecnologia a seu favor é a melhor opção. Com todas as opções de apps, plataformas e softwares que o mercado oferece, fica muito mais fácil organizar a informação de forma inteligente, moderna e, principalmente, eficaz.

Um software de gestão possibilita cumprir todos os itens acima de forma mais automatizada, e automatização é palavra de ordem nas empresas que buscam melhores resultados. Além disso, softwares de gestão integram a informação da melhor forma possível, fazendo com que nenhum dado importante se perca durante qualquer processo.

No seu trabalho, você utiliza algum software, ferramenta ou app de gestão que ajuda na organização empresarial? Compartilhe com a gente nos comentários.

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