Sistema de Gestão x Planilha de Controle financeiro: Qual a melhor opção?

Controlar as finanças de um negócio é essencial para quem quer se organizar para lucrar mais. Toda empresa se beneficia de um bom controle financeiro, tanto para entender sua situação atual quanto para se preparar melhor para o futuro.

Seja por uma simples planilha de controle financeiro ou utilizando um sistema de gestão mais eficaz, é imprescindível que as contas estejam organizadas, em dia e devidamente registradas. O porquê disso e a melhor forma de controlar as finanças de um negócio é o que vamos te ensinar agora. E o melhor: vamos explorar as melhores formas de fazer isso na prática, organizando melhor as finanças do seu negócio.

A importância de organizar o controle financeiro

Lidar com números pode ser difícil para muitos empreendedores. Mesmo assim, ninguém que está à frente de uma empresa pode deixar de lado o controle financeiro do negócio. Conheça o poder que existe nos números da sua empresa e o impacto que eles têm na vida útil do negócio e nas possibilidades de sucesso – e de derrota da empresa.

Organizando as finanças, a empresa consegue se firmar e ter total controle sobre sua situação financeira atual. Além disso, fica muito mais fácil se preparar para o futuro, saber o quanto pode gastar e investir, além de se resguardar no caso de eventuais obstáculos que podem aparecer.

Com um controle de contas a receber e a pagar, por exemplo, uma empresa consegue organizar o caixa e equilibrar os gastos. O que entra de dinheiro? E o que sai? A empresa pode investir em uma expansão ou contratar novos funcionários? Ou será que está na hora de intensificar os esforços de marketing e vendas para aumentar o fluxo de caixa?

Todas essas questões, tão importantes para a vida de um negócio, podem ser respondidas com mais segurança ao se realizar um controle financeiro completo e organizado.

Sabendo gerenciar bem o que entra e sai das finanças da empresa, dá até para superar mais facilmente os momentos de crise como o que enfrentamos atualmente no país. Especialmente para as pequenas empresas, a situação não é fácil.

O cenário é preocupante a ponto de levar muitas empresas ao pesadelo da falência. De acordo com o Sebrae, em média, 1 a cada 4 empresas fecha as portas nos 2 primeiros anos de atividade. Quando analisamos os 5 primeiros anos, metade das empresas encerra as atividades no Brasil. 

Os principais motivos para as falências são a falta de capital de giro, baixos lucros, alto endividamento e principalmente baixo nível de gestão empresarial.

Mesmo dentro de um cenário difícil como um todo, uma boa educação financeira e técnicas de controle financeiro podem ajudar a reverter a situação. Como trabalhar para controlar o financeiro da empresa do jeito certo é o que vamos contar agora.

Planilha de controle financeiro: o básico da organização

A principal aliada de muitos empreendedores para controlar as finanças é a boa e velha planilha de controle financeiro. Um documento de Excel, no caso de muitos gestores, é o único jeito de saber o dinheiro que passa pela empresa.

Esse método funciona, sim, mas não é o único e nem mesmo o mais eficaz para realizar um controle financeiro impecável.

Antes de mais nada, vamos explorar as vantagens de uma planilha de controle financeiro e o que leva muitos empreendedores a adotar esse método mais simples. 

Em primeiro lugar, elaborar uma planilha de controle financeiro é fácil. O Excel é um programa bastante utilizado por qualquer negócio. Com fórmulas e funções simples, é fácil administrar o arquivo da planilha, apenas preenchendo poucos números em linhas e colunas.

Também existem muitos modelos de planilhas de controle financeiro já prontos estão disponíveis por empresas que trabalham com finanças. Por ser um arquivo facilmente compartilhado, qualquer um pode fazer a sua versão e distribuir para outras empresas.

A maioria desses modelos disponíveis na internet é pago, inclusive, vendido como um produto pelas empresas que os oferece. Mais ou menos elaborados, modelos diversos de planilhas estão disponíveis para controlar em vários níveis a vida financeira de qualquer negócio. Quem quiser optar por esse modelo, fique atento às possibilidades para buscar uma que se adéque às necessidades do negócio.

Para quem não tem tanto conhecimento sobre gestão financeira, então, uma planilha de controle financeiro é a alternativa mais óbvia para começar. Simples e prática, a planilha realmente chama atenção de quem está começando a pensar no controle financeiro, principalmente por também custar geralmente pouco. 

O que nem todo mundo sabe é que, ainda muito facilmente, dá para realizar um controle financeiro mais eficaz ainda, sem grandes dificuldades e o melhor: sem gastar muito.

O que não pode faltar em uma planilha de controle financeiro

Uma planilha de controle financeiro deve conter os índices mais básicos do controle financeiro de uma empresa. De forma simples, nela devem constar transações e gastos essenciais do negócio.

Mesmo de que muito basicamente, alguns dados não podem faltar de jeito nenhum na planilha de controle financeiro. Contas a pagar, contas a receber, gastos com pessoal e despesas fixas da empresa são os primeiros números a entrar na planilha.

Lembre-se que estamos falando de um modelo bastante simplificado de controle financeiro. Por isso, todo cuidado é pouco. Não deixe passar nenhuma informação crucial e tente cobrir as finanças da forma mais completa o possível.

Além de tudo isso, a planilha de controle financeiro precisa ser bem organizada e o mais inteligente o possível. Os meses, com fórmulas e funções, devem ter todas as informações no lugar certo. Também é importante que a planilha consiga estabelecer comparativos entre meses anteriores e apontar crescimentos ou quedas nas finanças.

Também é importante que visualmente a informação seja bem disposta e agradável aos olhos. Lidar com números não é fácil, então se esforce para fazer uma planilha de controle financeiro bem organizada, completa, e com uma boa visualização para se trabalhar.

O que um sistema de gestão financeira pode fazer por você

Como alternativa à planilha de controle financeiro, as ferramentas digitais oferecem uma ótima oportunidade. A gestão financeira das empresas é mais uma das áreas que se beneficiou com o advento da internet e das plataformas e ferramentas digitais.

Hoje, os sistemas de gestão são a forma mais eficaz de se realizar um bom controle financeiro, para qualquer negócio. Independente do porte ou área de atuação, qualquer empreendimento consegue usar um sistema para otimizar seu processo de gestão financeira.

Sistemas que só pareciam ser utilizados por negócios de grande porte no mercado agora estão muito mais próximos. Empresas pequenas e com fluxos de caixa menores, em especial, podem aproveitar de ferramentas simples, baratas e fáceis de usar para organizar as finanças.

Planilha vs Sistema de gestão: qual é melhor?

Na hora de adotar ou mudar qualquer processo em uma empresa, é preciso pensar na alternativa que melhor se adéqua á realidade do negócio. Antes de escolher uma metodologia, ferramenta ou novo jeito de fazer qualquer atividade, pense se é o que realmente combina com seu jeito de trabalhar, seus objetivos e seu orçamento.

Quando falamos de finanças, uma planilha de controle financeiro pode, sim, ser uma opção viável para muitos negócios. Trata-se de um jeito simples de acompanhar as contas, facilmente utilizado por qualquer profissional. Por outro lado, a simplicidade também depõe contra a planilha de controle financeiro quando a comparamos com um sistema de gestão.

Métodos simples demais podem deixar passar informações valiosas que um sistema mais robusto pode fornecer. Principalmente ao confiar em modelos prontos de planilha de controle financeiro, uma empresa pode não ter um controle realmente completo dos índices que ela precisa acompanhar. 

Em contrapartida, um sistema de gestão ajuda a sair na frente fazendo um controle financeiro muito mais completo, sem perder em simplicidade. Além disso, optar por um sistema de gestão ao invés de uma planilha de controle financeiro, você pode obter insights que seu negócio até então nem sabia que podia obter em relação às suas finanças!

Mais dados para acompanhar, comparativos interessantes a se fazer e uma inteligência que só um bom sistema podem oferecer são as vantagens nesse caso.

Com tudo isso em mente, pense no objetivo do seu negócio e relacione isso às vantagens de cada modelo de controle financeiro. É melhor optar pelo mais básico ou procurar uma solução mais completa? Sabendo das vantagens de cada um, cabe ao empreendedor escolher o que vai ser melhor para o futuro da empresa.

Quer otimizar o controle financeiro? Conheça alternativas

Agora você já aprendeu o que precisava para tomar a melhor decisão para controlar as finanças do seu negócio. Seja com uma planilha de controle financeiro ou com um sistema de gestão automatizado e moderno, você já tem informações para escolher entre as várias opções disponíveis no mercado, das mais simples às mais completas.

Depois de entender as vantagens de fazer um bom controle financeiro e conhecer tudo o que os sistemas de gestão podem oferecer, que tal conhecer as opções da Hinova? Conheça nossas soluções de sistemas que vão ajudar não só no controle financeiro, mas em todas as áreas da empresa!