O que você precisa saber sobre controle de contas a receber
O controle de contas a receber é essencial para que a empresa tenha uma noção mais completa do seu fluxo de caixa, para que ela possa tomar decisões corretas e evitar qualquer problema financeiro. Confira tudo o que você precisa sobre sobre controle de contas a receber, por que ele é importante e como realizar na sua empresa.
Uma empresa é como uma máquina: todas as suas peças e componentes precisam estar bem para que a máquina funcione. O dia a dia da administração de uma empresa tem uma série de controles que devem estar sempre alinhados para que o negócio tenha sucesso em tudo o que se propõe. Todas as áreas da organização, sem exceção, precisam desempenhar bem suas funções e processos, para que não haja prejuízo para o negócio como um todo.
No setor financeiro da empresa, esse cuidado com o controle precisa ser maior que nas outras áreas. Ao lidar com o dinheiro de todo o negócio, não há espaço para erros. E uma das tarefas em que muitas empresas encontram problemas é no controle de contas a receber.
Por isso, confira com a gente o porquê é tão importante fazer uma boa gestão financeira, com foco no controle de contas a receber.
Gestão financeira nas empresas
A gestão financeira dentro de um negócio é essencial para que ele siga na direção certa. Ao mesmo tempo, e por isso mesmo, se trata de uma dificuldade para muitos negócios. Empreendedores menores ou mais inexperientes chegam a se assustar com o termo gestão financeira e não sabem onde vão se meter na hora de organizar as contas da empresa.
Por isso, antes de mais nada, vamos entender do que se trata o controle financeiro como um todo para podermos explorar melhor um de seus componentes – o controle de contas a receber.
O fluxo de caixa de toda empresa vai contar dois importantes índices: contas a pagar e contas a receber. No departamento financeiro, as contas a pagar devem ser gerenciadas de forma que elas não atrasem e a empresa não seja penalizada com juros, multas e outros problemas.
As contas a receber, do outro lado da conta, é o dinheiro que vai entrar para a empresa em um curto, médio ou longo prazo. O controle desse valor precisa ser feito, ao contrário das contas a pagar, não de forma reativa, mas de forma preventiva para garantir vantagens e evitar outros problemas para a empresa. Saber o que vai entrar no financeiro do negócio é um controle importante e vamos te contar logo abaixo.
Vale lembrar que o controle de contas a pagar costuma ser mais facilmente feito por qualquer empresa, pois os empreendedores veem seus prejuízos como maiores. Isso não é bem verdade – o controle de contas a pagar e o de contas a receber devem ser vistos como igualmente importantes na gestão financeira. Mesmo funcionando de maneira oposta, eles são partes essenciais do sucesso da estratégia de gestão.
Controle de contas a receber: por que se preocupar com isso
Uma gestão financeira eficaz tem como objetivo equilibrar os gastos e o dinheiro que entra na empresa, trabalhando para gerenciar a previsão de lucros e despesas do negócio. Para chegar lá, as empresas precisam implantar processos e controles gerenciais para organizar a informação e administrar melhor a empresa como um todo.
Uma parte da equação que resulta nesse equilíbrio é o controle de contas a receber da empresa. Isto é, a gestão de tudo o que é pago para a empresa.
Imagine que você toca um negócio e está chegando ao fim de mais um mês contábil. No início do mês seguinte, os funcionários devem ser pagos e tudo bem, seu caixa tem o dinheiro necessário para isso. O problema é que, após o pagamento dos salários e encargos, não vai sobrar nada no caixa. E agora? A diferença entre se desesperar ou não está justamente no controle de contas a receber.
Qualquer empresa que o realiza vai ter uma visão do que virá no futuro breve para o caixa do negócio. Assim, você saberia que o cliente X tem uma conta a vencer também nos primeiros dias, que o cliente Y precisa ser cobrado de um pagamento atrasado e, claro, você vai ficar muito mais tranquilo. Deu para começar a entender o porquê de ser necessário um controle bem feito de contas a receber?
Voltando à ideia mais técnica, o primeiro motivo para se preocupar em fazer um controle de contas a receber mais eficiente é que, assim, é possível avaliar como o capital da empresa girou no passado para entender melhor a situação do presente.
A partir daí, controlar as contas a receber permite que a empresa tome decisões mais acertadas, pois é possível identificar dificuldades financeiras, encontrar oportunidades e planejar melhor o futuro do negócio.
Além disso, alguns benefícios práticos que o controle de contas a receber traz para a empresa:
- Melhor visão comparativa das contas a pagar x contas a receber;
- Facilidade para organizar e programar cobranças;
- Melhor controle do fluxo de caixa como um todo;
- Conhecimento mais aprofundado dos clientes, vendo quais pagam em dia e quais oferecem maior dificuldade para efetuar os pagamentos;
- Previsibilidade com base em dados do movimento do caixa da empresa.
E por outro lado, caso a empresa não realize uma boa gestão de suas contas a receber, os prejuízos também são óbvios. O principal deles é a falta de controle sobre as finanças. A partir daí, fica difícil tocar todo o financeiro da empresa, tendo em vista que o descontrole faz com que o financeiro perca totalmente a noção do que pode ou não fazer, travando também os processos de decisão da organização.
Consequentemente, a máquina da empresa começa a apresentar falhas que vão comprometer o sistema como um todo, especialmente a longo prazo.
Pontos essenciais para o controle de contas a receber
Ao tomar a iniciativa de realizar um controle de contas a receber, o responsável por esse processo na empresa precisa saber exatamente o que levar em consideração. O processo precisa ser impecável para funcionar bem, e alguns pontos não podem passar batidos em nenhum tipo de negócio.
Os pontos essenciais para fazer um bom controle de contas a receber são:
- Datas e valores a receber;
- Descontos concedidos, juros, multas e demais encargos envolvidos no pagamento;
- Informações completas sobre os clientes e seu histórico de pagamento;
- Créditos vencidos e/ou atrasados;
- Recorrência e previsibilidade de compra de cada cliente;
- Programação de cobranças futuras.
E claro, além disso tudo, o equilíbrio com as contas a pagar. Assim é feita a gestão completa do fluxo de caixa e a empresa respira mais aliviada na hora de tomar qualquer decisão que dependa do financeiro.
Mas como fazer isso na prática?
Pode acreditar: é possível realizar um bom controle de contas a receber de forma bem simples, seguindo o roteiro passo a passo abaixo.
Controle de contas a receber: como fazer passo a passo
Chegamos até aqui sabendo o porquê de fazer um controle de contas a receber, o que as empresas ganham com esse processo e quais pontos não podem faltar no controle eficaz. O que falta, então, é a parte prática.
Pensando em um passo a passo para organizar o controle de contas a receber, ele deve seguir o seguinte roteiro:
1. Escolher a ferramenta ideal para realizar o controle
Antes de mais nada, onde será feito o controle de contas a receber? Seja no papel, em uma planilha ou em uma ferramenta digital específica, o empreendedor precisa ver se o formato realmente atende sua necessidade.
De nada vai adiantar implementar um controle que seja difícil justamente de se controlar. Dependendo do volume de informações e da precisão delas, a melhor escolha é buscar sempre alternativas mais modernas para atender a essa demanda.
2. Centralizar a informação
A gestão financeira nas empresas precisa ser feita centralizando totalmente as informações. Dados e números desencontrados e desorganizados vão fazer com que a gestão afunde facilmente e não sirva de nada, ao fornecer uma visão incompleta da informação necessária para o processo.
Informações desencontradas podem levar sua empresa para o buraco, lembre-se sempre disso.
3. Estabelecer os parâmetros certos
O passo agora é estabelecer os parâmetros que devem ser acompanhados no controle. Vale voltar às dicas que citamos acima como pontos essenciais a serem registrados e avaliados no controle de contas a receber.
Empresas com produtos e fluxos ou meios de pagamento diferentes devem sempre adaptar o seu controle à sua própria realidade. Analise apenas o que faz sentido para o seu negócio.
4. Registrar e analisar
Agora é a hora de, de fato, acompanhar os números. Suba todos os dados no controle de contas a receber e, mais importante, analise os números.
Mais importante do que apenas olhar para os dados é entendê-los e tomar as atitudes necessárias de acordo com os insights obtidos através deles. Uma gestão financeira mais inteligente deve saber o que significa cada valor para a situação atual e para o futuro da empresa.
Dicas e melhores práticas para um controle mais eficaz
Seguindo os pontos essenciais e o passo a passo acima, você já está apto a fazer o controle de contas a receber do seu negócio. Agora, confira algumas dicas e práticas que vão tornar o processo mais eficiente, especialmente na hora de analisar os dados.
- Procure sempre analisar toda a informação que tiver, independente de quão no futuro ela esteja. Analisar apenas o mês atual pode não trazer resultados tão bons no controle das contas;
- Qualquer número que estiver caindo precisa ser entendido, não importa se a queda é na inadimplência ou na quantidade ou valores das contas;
- Busque entender cada cliente e seu histórico de pagamentos. Clientes inadimplentes requerem ação e clientes que pagam mais corretamente podem merecer alguma condição melhor no futuro.
- O controle de contas a receber está diretamente ligado ao processo de vendas. Qualquer problema encontrado no controle deve ser avaliado junto à estratégia de vendas para encontrar pontos de sucesso ou de melhoria.
- Atrasos e inadimplência requerem atitudes rápidas: lembre-se que o futuro da empresa está diretamente ligado à necessidade de receber corretamente cada uma das suas contas.
Por fim, a melhor prática continua sendo nunca interromper o controle. Qualquer processo que otimize a gestão da empresa precisa ser desenvolvido ao longo do tempo e nunca deixar de ser feito.
Além disso, qualquer processo de gestão pode e deve ser sempre otimizado e melhorado. Adapte sempre o seu controle de contas a receber à realidade e à situação da empresa. Conforme o negócio muda e evolui, seus processos precisam acompanhar esse movimento.
Otimizando o controle de contas a receber
Mesmo chegando até aqui neste artigo, vamos apontar que as empresas ainda têm muita dificuldade em fazer um controle financeiro bom de verdade. Por falta de conhecimento técnico, de organização ou só mesmo de iniciativa, muitas empresas vão para o buraco por não realizarem tarefas básicas como o controle de contas a receber.
Outras, ainda, realizam o controle de forma inadequada ou mesmo antiquada, sem saber que sempre dá para melhorar e otimizar esse e outros processos. Muitas tarefas ligadas à gestão das empresas, especialmente no setor financeiro, ainda são consideradas como essencialmente manuais. Atualmente, porém, isso não precisa mais ser uma verdade.
Com o avanço das ferramentas digitais, o dia a dia das empresas tem ficado cada vez mais fácil e otimizado. Os profissionais ganham em tempo, segurança e em eficácia ao adotar novas formas de realizar tarefas essenciais de gestão.
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