Erros na folha que podem arruinar sua gestão empresarial

A folha de pagamento é uma ferramenta importante no dia a dia da gestão empresarial. Quem cuida do financeiro sabe do cuidado necessário para colocar as contas em ordem e efetuar corretamente cada pagamento. 

A folha de pagamento documenta as movimentações utilizadas para remunerar os funcionários. Uma falha nesse documento, portanto, não apenas compromete a gestão empresarial, mas tem impacto direto na remuneração do seu time.

Por isso, para aprender a acertar na gestão, veja alguns erros comuns na folha de pagamento, seu impacto e como evitá-los!

Não ter controle sobre a situação

A folha de pagamento funciona na base de uma série de cálculos. A remuneração de cada funcionário passa por cálculos muito além do salário. Exemplos disso são as porcentagens voltadas para a contribuição sindical, INSS, benefícios oferecidos pela empresa e muito mais gastos.

Os gestores do departamento pessoal e do financeiro precisam estar alinhados na estratégia de controle financeiro da empresa no que diz respeito à todas essas particularidades da folha de pagamento.

Os gastos com a folha não são necessariamente fixos e, por isso, requerem acompanhamento constante. Quem não o tem pode pagar algum funcionário a mais ou a menos e, dessa forma, desequilibrar as contas da empresa.

Fazer previsões erradas

O controle correto da gestão empresarial usa muito de previsões para organizar todos os números da empresa. Quando o financeiro é acompanhado de perto, é possível prever gastos, saber para onde o dinheiro está indo e, consequentemente, fazer a empresa crescer.

Em linha com a ideia de ter controle, o gestor que lida com a folha de pagamento precisa ficar com um olho no presente e outro no futuro. Novos colaboradores estão para entrar? Alguém está para voltar de férias?

O que é possível prever em relação à movimentação do caixa? Tenha todas as respostas na ponta da língua para evitar erros.

 

Desconhecer a situação e as mudanças da empresa

A folha de pagamento pode não parecer, mas é um documento que passa por mudanças frequentes. Os responsáveis por ela devem estar de olho em tudo que pode sofrer alterações e adequar as previsões de pagamento a essas situações.

Por isso, é imprescindível ficar atento a mudanças no quadro de funcionários e nos seus status na empresa. Férias, licença-maternidade, promoções e trocas de funções devem estar sempre em mente na hora de atualizar a folha de pagamento.

Tudo isso impacta nos valores a serem pagos e deve ser devidamente registrado para evitar surpresas desagradáveis no caixa.

Descumprir normas e a legislação

Pode parecer óbvio, mas é sempre bom lembrar que tudo na gestão empresarial é regido por uma legislação e uma série de normas. 

Outro ponto que pode ser fácil de errar é acreditar que a lei e as normas não mudam. Pelo contrário! A todo momento as convenções e regras que regem a folha de pagamento podem sofrer alterações.

Novamente, um grande erro seria não estar por dentro dessas mudanças e efetuas pagamentos equivocados. Dentro da sua estratégia de gestão empresarial, portanto, toda atenção para cumprir a lei e não sofrer com nenhum prejuízo. 

Centralizar os dados em uma só pessoa ou local

A gestão empresarial e, principalmente, a parte financeira, é composta por uma série de dados e informações sensíveis e sigilosas. Mesmo assim, o acesso restrito a certos funcionários não significa que dados e documentos devem estar centralizados em uma só pessoa ou em um só local.

Pelo contrário, na hora de lidar com a folha de pagamento, um erro comum é centralizar tudo. Imagine se apenas uma pessoa tem acesso aos documentos e cálculos da folha de pagamento.

Se esse profissional passa por algum imprevisto, como resgatar informações necessárias para dar andamento ao trabalho?

O mesmo serve para o armazenamento de arquivos. Deixar tudo salvo em um único lugar pode ser perigoso. Imagine perder todos os dados da sua folha de pagamento e ter que reunir tudo de novo do zero?

Medidas de segurança devem ser pensadas para evitar essas situações, como compartilhar arquivos seguramente na nuvem, por exemplo, e garantir o acesso dos envolvidos na folha de pagamento.

Como acertar em cheio na gestão empresarial

Depois de passar pelos erros, vamos falar do que é preciso para acertar. Para garantir uma gestão empresarial eficiente, ágil, inteligente e sem erros, vale muito apostar em um sistema automatizado.

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